Registrando organizaciones en el formato MARC

MARC Code List for Organizations
MARC Code List for Organizations

Acabo de recibir de parte de la Biblioteca del Congreso el código que solicité para la biblioteca que trabajo. Dicho código se usa en el formato MARC,  para la descripción de documentos de cualquier tipo: libros, revistas, documentos electrónicos, piezas en 3D, etc. Este tipo de información es un estandar, que generalmente todos vemos al consultar un catálogo (también conocido como OPAC). Me sorprendió la baja participación de las bibliotecas colombianas (apenas 34 a la fecha).

En mi caso, la generación del código duró exáctamente 15 días y un par de horas aunque la biblioteca advierte que pueden tardarse de dos a tres semanas, la parte difícil, es labor de la Biblioteca del Congreso. A quien registra su biblioteca apenas le toma unos cuantos minutos.

El primer paso es acceder a la página del MARC, en el menú se encuentra el espacio para organizaciones.

MARC Organizations

Al acceder se encuentra la introducción, algo de historia, la estructura del código y las instrucciones para solicitar un nuevo código. Sugieren revisar en su base de datos que la biblioteca no haya solicitado antes el código para evitar duplicidad. Al buscar en el país “Colombia” aparecen todas las bibliotecas registradas. Hoy, 29 de Abril de 2009, la biblioteca que registré fue la número 34. ¿Acaso hay tan pocas bibliotecas en Colombia? Hace un tiempo me preguntaba ¿por qué las bibliotecas colombianas no se encuentran en el catálogo del mundo? La respuesta es simple: No cumplimos estándares internacionales.

Volviendo al registro, la página nos da la opción de llenar el formulario en múltiples idiomas: inglés, portugués y español. Aparece entonces las instrucciones para el registro de una a tres organizaciones. El registro de más de tres códigos relacionados implica enviar un correo electrónico con los datos solicitados a funcionarios de la Biblioteca del Congreso.

Lo más común es registrar de una a tres organizaciones en el formulario que señalan. Los datos que solicitan son país, ciudad, departamento, nombre principal de la organización, nombres secundarios, dirección y dos personas a quién contactar. Un ejemplo de nombre principal es “Servicio Nacional de Aprendizaje”, su nombre secundario es “SENA”.

Luego hay que esperar de dos a tres semanas, luego de eso llega un correo de confirmación como el siguiente, donde confirman el código que asignaron, además de explicar brevemente para qué sirve el código:

David Ramírez :

The newly-assigned MARC organization code you requested is:

CO-BoEVA for Escuela Virtual para América Latina y el Caribe, Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, Biblioteca Virtual

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WHAT IS A MARC ORGANIZATION CODE FOR?

MARC organization codes are assigned for use in Machine-Readable Cataloging (MARC) records in fields 003 (Control Number Identifier), 040 (Cataloging Source), and 852 (Location). These MARC fields require a code to identify whose control number is in the record, who created/input the cataloging information, and who holds a copy of the item described in the bibliographic record. Some library systems can generate your organization code in these MARC fields automatically if you were able to supply the code to the system during installation. The MARC code in field 003 can be changed if your MARC records are ever moved to another organization’s library system. The MARC codes in field 040 subfield $a (Original cataloging agency) and subfield $c (Transcribing agency) should not. If after a MARC record has been created some other organization makes a change to it, their MARC code is put in field 040 subfield $d (Modifying agency).
You may have occasion to put your own MARC code in field 040 subfield $d as well, if you modify your own record.

Each organization code assigned is unique whether it is recorded using all uppercase letters, all lowercase letters, or a combination, as may be exemplified in your code(s). We recommend you record your code(s) using the same style letters (upper or lower case) as given in this confirmation message.

Each new code and information about the organization it represents will be published in the next edition of “MARC Code List for Organizations”. This information will be available online after the next update to the MARC Organization Code database which is available at:

http://www.loc.gov/marc/organizations/

The database is refreshed weekly to add new codes.
Any questions about code assignments or names/addresses should be referred to the Network Development and MARC Standards Office (contact information given below).

————————————————–
Elizabeth S. Timms
Program Management Assistant
Network Development & MARC Standards Office
Library of Congress
Washington, D.C. 20540
voice: 202-707-6237
email: elti@loc.gov
Fax: 202-707-0115
————————————————–
Ideas and opinions expressed in this communication
are personal and do not necessarily reflect the
position of the Library of Congress.

…y eso es todo.

Enlaces similares: Adaptando la catalogación a las nuevas tecnologías // Metadatos y RDA

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